BLOG

Mengapa WhatsApp adalah musuh terburuk Anda

Hampir semua dari kita menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan kolega, konsultan, dan klien kita. Mudah untuk bertukar pesan. Dan tidak seperti email, Anda lebih cenderung mendapatkan tanggapan yang lebih cepat. Manakah hal yang baik, bukan? Salah!

Dikirim oleh Lara Dudley

10 menit membaca

  • iconmonstr-linkedin-3

Pendeknya

  • WhatsApp melanggengkan lingkaran setan percakapan yang terputus dan tidak jelas

  • Untuk menghindari kesalahan manusia dan kesalahan koordinasi, semua orang di tim Anda harus dapat mengakses komunikasi terbaru kapan saja - WhatsApp tidak dapat melakukan ini

  • Untuk mengurangi kesalahan dan beban kerja administratif, pastikan tim Anda dan konsultan Anda bekerja pada Common Data Environment (CDE) yang menciptakan Sumber Kebenaran Tunggal untuk semua orang, kapan saja.

Hampir semua dari kita menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan kolega, konsultan, dan klien kita. Mudah untuk bertukar pesan. Dan tidak seperti email, Anda lebih cenderung mendapatkan tanggapan yang lebih cepat. Manakah hal yang baik, bukan? Salah!

 

Populer seperti itu, WhatsApp tidak cukup baik untuk menjalankan proyek desain + konstruksi yang rumit. Dan inilah alasannya:

1. WhatsApp tidak dirancang untuk konstruksi

WhatsApp mungkin bagus untuk mengirimkan foto ulang tahun ke ibu Anda, tetapi tidak dapat menawarkan visibilitas yang diperlukan untuk membuat keputusan terbaik untuk proyek konstruksi.

• Data tidak memiliki koneksi ke model master

• Data dapat dengan cepat dan tanpa disadari menjadi "usang"

• Data tersebar di beberapa saluran (pribadi)

 

Hal ini membuat orang sulit untuk melihat di mana segala sesuatunya secara keseluruhan dan tugas apa yang maju, apa yang akan datang selanjutnya, dan siapa yang memiliki kepemilikan atas apa. Tim Anda tidak akan memiliki wawasan waktu nyata tentang proyek dan tidak akan ada kejelasan tentang siapa yang bertanggung jawab, yang menyebabkan pengambilan keputusan yang lambat dan tidak berfungsi.

 

2. Tidak ada satu sumber kebenaran

Manajer Proyek menghabiskan hampir 40% waktunya untuk mengejar pembaruan atau membuat laporan tanpa akhir. Tapi seharusnya tidak seperti itu.

 

Tidak ada alasan bagi tim untuk terjebak dalam rapat yang memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan hanya karena kebanyakan orang kurang dapat melihat apa yang terjadi dalam proyek.

 

Kita semua dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas administratif kita jika ada satu sumber kebenaran yang terus diperbarui - sesuatu yang tidak akan pernah ada di WhatsApp!

 

3. Standarisasi tidak mungkin

80% prosesnya selalu sama. Jadi standarisasi cara Anda mendesain, berkolaborasi, dan pada akhirnya membangun adalah opsi yang valid. Lebih penting lagi, ini akan menghilangkan banyak tekanan dari pundak Anda, membantu Anda mencegah kesalahan sebelum kesalahan itu muncul, dan menandai masalah kritis pada tahap awal.

 

Untuk mencapainya, Anda memerlukan alat khusus konstruksi yang akan membantu Anda mengelola sejumlah besar data proyek. Ini adalah proses yang sangat sensitif yang tidak dapat didukung oleh alat seperti WhatsApp. Alasannya, tentu saja, tidak adanya satu sumber kebenaran di mana informasi dapat dengan mudah dikaitkan dengan tugas-tugas tertentu.

 

4. Proyek Anda rentan terhadap klaim

Dokumentasi dalam desain + konstruksi selalu menjadi kunci. Anda harus dapat mengambil informasi penting kapan saja sehingga Anda dapat menanggapi klaim + permintaan secara efisien dalam proyek Anda. Saat Anda menggunakan alat seperti WhatsApp yang bisa jadi sulit.

 

Sebaliknya, dengan mengandalkan sistem manajemen proyek digital, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari:

• Pemulihan informasi secara instan tanpa tenggelam dalam tugas admin

• Komunikasi yang mulus antara semua pemangku kepentingan proyek

• Peningkatan akuntabilitas dan kepemilikan tugas

 

5. Tidak ada koneksi ke model

Terlepas dari ukuran atau jenis proyek Anda, satu hal yang pasti. Semua alat Anda harus terhubung ke model BIM master secara real time untuk memastikan tidak ada informasi yang hilang atau terlambat dikirim.

 

WhatsApp mungkin merupakan alat yang luar biasa untuk menyampaikan informasi Anda secara real time tetapi ada satu masalah serius. Data yang Anda bagikan melalui WhatsApp (atau email, dll.) Tidak terhubung ke jadwal 3-6 minggu atau ke model utama.

 

Detail kecil namun krusial itu membuat Anda dan tim Anda tidak mungkin menilai pentingnya pembaruan saat Anda menerimanya. Dan itu adalah sesuatu yang hanya dapat ditawarkan oleh sistem yang dibangun untuk konstruksi kepada Anda

Jadi apa alternatifnya?

Sekarang, Anda memiliki ide bagus mengapa menggunakan WhatsApp tidak cukup untuk berhasil mengelola dan mengirimkan proyek Anda.

Ketika proyek Anda menjadi lebih besar dan lebih kompleks, Anda harus mulai melibatkan arsitek + insinyur yang lebih berpengalaman dan canggih secara digital yang tidak hanya mampu BIM, tetapi juga fasih dalam alat manajemen proyek digital untuk membantu meningkatkan kolaborasi dan mempertahankan satu sumber-dari- kebenaran untuk proyek Anda.

Lara Dudley, Direktur Bisnis

Lara sangat percaya bahwa proyek hebat dimulai dengan tim yang hebat. Dan dengan sikap itu dia bertekad untuk menjadi staf DigitalMatter dengan talenta terbaik dari seluruh Asia.